En el día de ayer y tras meses de espera, se produjo la tan ansiada aprobación del Real Decreto-Ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia que ha sido publicado en el día de hoy.
En los últimos tiempos, se ha venido observando un crecimiento progresivo en la aplicación de la modalidad de trabajo a distancia. El auge de esta modalidad ha sido aún más patente durante los meses de confinamiento por la pandemia del COVID19 en los que las empresas se han visto obligadas a acudir al trabajo a distancia sin existir otras alternativas.
Por todo ello, se hacía más que necesario incorporar una normativa que regulará esta modalidad de trabajo. En este marco, surge el Real Decreto-Ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia, cuyos aspectos más significativos expondremos en este artículo.
DISTINCIÓN ENTRE TRABAJO PRESENCIAL, TRABAJO A DISTANCIA Y TELETRABAJO
Como primera novedad, la nueva normativa introduce la distinción entre trabajo presencial y trabajo a distancia.
En este sentido, el trabajo presencial es aquel que se presta en el centro de trabajo o en el lugar determinado por la empresa en contraposición con el trabajo a distancia que es aquel que se presta en el domicilio de la persona trabajadora o en el lugar libremente elegido por esta, durante toda su jornada o parte de ella.
La normativa también introduce, junto con las anteriores, la definición de teletrabajo. Este término, a diferencia de los de trabajo presencial y trabajo a distancia, no se refiere a la ubicación física en la que se realiza el trabajo por parte del trabajador sino a los medios técnicos empleados para la realización del mismo. Así, se entiende por teletrabajo aquel que se lleva a cabo mediante el uso exclusivo o prevalente de medios y sistemas informáticos, telemáticos y de telecomunicación. De esta forma, un trabajador puede prestar sus servicios de forma presencial o a distancia indistintamente dentro de la modalidad de teletrabajo.
Expuestos los términos anteriores, será importante diferenciar correctamente entre los tres términos a efectos de regular correctamente la relación laboral.
¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DEL TRABAJO A DISTANCIA?
Para la empresa supone un ahorro de costes de infraestructura y organización priorizando el trabajo por objetivos, y revalorizando el trabajo cualificado, con lo cual el rendimiento es mucho mayor.
En lo que respecta al trabajador, representa una posibilidad de conciliar de mejor manera la vida personal y laboral, reduciendo tiempos de desplazamientos y eliminando las horas muertas en las oficinas. Las jornadas de trabajo son más flexibles en cuanto a horarios y, por tanto, menos estresantes. También suponen un ahorro de costes al eliminar gastos en comidas fuera y desplazamientos. Todo lo cual repercute sin dudas en la productividad.
Por último, para el cliente final también puede resultar positivo, puesto que si la empresa reduce sus gastos puede tener precios más competitivos o invertir en otras cuestiones de suma importancia.
¿CUÁLES SON LAS DESVENTAJAS DEL TRABAJO A DISTANCIA?
Si no se organiza adecuadamente el trabajo, así como los recursos humanos y tecnológicos, se puede ocasionar un descontrol de la situación.
Una vez que se pierde el contacto físico, se elimina el ambiente laboral, con lo cual a largo plazo el trabajador puede llegar a generar desmotivación. Si no se gestionan bien los equipos, se pueden desvincular emocionalmente de la empresa de forma progresiva.
Las reuniones virtuales suelen ser más breves y concretas, por lo que el intercambio de ideas, el trabajo creativo, la coordinación y la motivación se pueden ver afectados.
Por otra parte, teniendo en cuenta la gran implicación de las nuevas tecnologías en estos nuevos procesos, no podemos perder de vista que la información de nuestros negocios es más vulnerable, más fácil de manipular y más difícil de proteger y controlar los accesos o usos no autorizados.
¿CUÁNDO APLICA ESTA REGULACIÓN?
El Real Decreto-Ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia, establece que su ámbito se ceñirá al trabajo por cuenta ajena a distancia.
En este sentido, especifica esta regulación que el trabajo por cuenta ajena a distancia ha de ser regular incluyendo, en un periodo de referencia de tres meses, un mínimo del 30% de la jornada, o el porcentaje proporcional equivalente en función de la duración del contrato de trabajo en el domicilio de la persona trabajadora o en el lugar libremente elegido por esta.
No obstante, esta regulación ha exceptuado de su ámbito de aplicación al trabajo a distancia implantado excepcionalmente como consecuencia de las medidas de contención sanitaria derivadas de la COVID-19, y mientras estas se mantengan, le seguirá resultando de aplicación el Estatuto de los Trabajadores.
¿QUÉ DETALLES DEBERÁN ACORDARSE CON EL TRABAJADOR?
La nueva normativa introduce la obligación de suscribir un acuerdo entre la empresa y el trabajador para el desarrollo del trabajo a distancia.
Este acuerdo deberá realizarse por escrito y podrá incorporarse al contrato de trabajo inicial o realizarse en un momento posterior, pero siempre debe formalizarse antes de que se inicie el trabajo a distancia.
El acuerdo de trabajo a distancia deberá regular, como mínimo, los siguientes aspectos:
- Inventario de los medios, equipos y herramientas que exige el desarrollo del trabajo a distancia concertado, incluidos los consumibles y los elementos muebles, así como de la vida útil o periodo máximo para la renovación de estos.
- Enumeración de los gastos que pudiera tener el trabajador por el hecho de prestar servicios a distancia, así como forma de cuantificación de la compensación que obligatoriamente debe abonar la empresa y momento y forma para realizar la misma.
- Horario de trabajo del trabajador y dentro de él, en su caso, reglas de disponibilidad.
- Porcentaje y distribución entre trabajo de presencial y trabajo a distancia.
- Centro de trabajo de la empresa donde queda adscrito el trabajador a distancia y donde, en su caso, desarrollará la parte de la jornada de trabajo presencial.
- Lugar de trabajo a distancia elegido por el trabajador para el desarrollo del trabajo a distancia.
- Medios de control empresarial de la actividad.
- Procedimiento a seguir en el caso de producirse dificultades técnicas que impidan el normal desarrollo del trabajo a distancia.
- Instrucciones dictadas por la empresa, con la participación de la representación legal de los trabajadores, en materia de protección de datos, específicamente aplicables en el trabajo a distancia.
- Instrucciones dictadas por la empresa, previa información a la representación legal de los trabajadores, sobre seguridad de la información, específicamente aplicables en el trabajo a distancia.
- Duración del acuerdo.
La decisión de trabajar a distancia será reversible para la empresa y el trabajador.
La negativa del trabajador a trabajar a distancia, el ejercicio de la reversibilidad al trabajo presencial y las dificultades para el desarrollo adecuado de la actividad laboral a distancia que estén exclusivamente relacionadas con el cambio de una prestación presencial a otra que incluya trabajo a distancia, no serán causas justificativas de la extinción de la relación laboral ni de la modificación sustancial de las condiciones de trabajo.
DERECHOS DE LOS TRABAJADORES A DISTANCIA
- Desconexión Digital
Una de las características del uso de la tecnología es estar conectados todo el tiempo. En este sentido, la empresa no podrá hacer uso de los medios tecnológicos de comunicación durante los periodos de descanso y deberá respetar la duración máxima de la jornada laboral.
- Intimidad y a la Protección de Datos Personales
La nueva normativa contempla la posibilidad de que la empresa puedan realizar controles telemáticos siempre y cuando garanticen adecuadamente el derecho a la intimidad y protección de datos. La empresa no podrá instalar o exigir al trabajador que instale aplicaciones en dispositivos propios. Tampoco podrán solicitarle al trabajador que los utilice para la realización del trabajo a distancia.
- Registro Horario
La empresa debe garantizar al trabajador a distancia un registro horario adecuado que refleje fielmente el tiempo que dedica al trabajo a distancia, contemplando hora de inicio, finalización de la jornada y tramos de actividad.
- Dotación de medios y la compensación económica total de gastos
El trabajador a distancia tendrá derecho a la dotación de todos los medios, equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de la actividad. Asimismo, se debe garantizar al trabajador la atención precisa en el caso de dificultades técnicas.
Por otro lado, la empresa tiene la obligación de sufragar al trabajador los gastos, directos o indirectos, relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al desarrollo de su actividad laboral. El mecanismo para la determinación y compensación o abono de estos gastos se determinará mediante Convenio o Acuerdo Colectivo.
Finalmente, es preciso señalar que estos derechos si aplicarán al trabajo a distancia implantado excepcionalmente como consecuencia de las medidas de contención sanitaria derivadas de la COVID-19.
- Igualdad de los Trabajadores
El trabajador a distancia tendrá los mismos que hubieran ostentado si prestase servicios en el centro de trabajo de la empresa y no podrá sufrir ningún perjuicio en sus condiciones laborales por la realización de su trabajo a distancia.
Podrá ejercitar sus derechos de igual forma que lo hacen quienes trabajan en la misma empresa de forma presencial, velando por la correcta comunicación entre los trabajadores y sus representantes, el acceso a información y novedades, así como por la no discriminación y cualquier tipo de acoso (con especial atención al ciberacoso).
Se habla de igualdad también en lo que a retribución, tiempo, estabilidad y oportunidades de promoción refiere (teniendo además en cuenta las particularidades que puedan producirse por las dificultades técnicas de la naturaleza del uso de tecnología).
- Formación
La empresa debe garantizar la participación y acceso a las acciones formativas del trabajador a distancia atendiendo a las características de su desarrollo. Asimismo, se establece la obligación de la empresa de proporcionar al trabajador la formación necesaria para el adecuado desarrollo de su actividad, con carácter previo al acceso a la modalidad de trabajo a distancia.
- Control Empresarial
En el desarrollo del trabajo a distancia, el trabajador deberá cumplir las instrucciones que haya establecido la empresa en el marco de la legislación sobre protección de datos.
En concreto, los trabajadores deben cumplir las instrucciones sobre seguridad de la información específicamente fijadas por la empresa y con las condiciones e instrucciones de uso y conservación establecidas en relación con los equipos o útiles informáticos.
La empresa podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, incluida la utilización de medios telemáticos, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad.
¿A NIVEL LEGAL QUÉ DEBEMOS TENER EN CUENTA?
Además de lo establecido en el Real Decreto-Ley 28/2020 el empresario debe tener en cuenta todas las obligaciones aplicables en materia de:
- Normativa Laboral.
- Confidencialidad y secreto de la información.
- Protección de Datos de Carácter Personal y Derechos Digitales.
- Propiedad Intelectual e Industrial.
¿CÓMO TE PODEMOS AYUDAR?
El trabajo a distancia ofrece numerosas ventajas. Para poder disfrutarlas con la tranquilidad de cumplir con la ley y la seguridad de proteger la información, Atea Compliance, despacho de abogados expertos en privacidad, derecho digital y Compliance, le ofrece numerosas soluciones:
- Adaptar la empresa a la nueva norma de Trabajo a Distancia.
- Implantación de un Sistema de Gestión de Compliance en materia de Protección de Datos, Privacidad, Propiedad Intelectual, laboral.
- Delegado de Protección de Datos externo.
- Consultoría en Compliance Laboral, Privacidad, Protección de Datos y Propiedad Intelectual.